4 Maneiras de Aumentar a Produtividade da Sua Equipe Remota

Há alguns anos, seria difícil imaginar que metade da nossa força de trabalho seria composta por equipes remotas. No entanto, o cenário de trabalho mudou radical e permanentemente, o que trouxe benefícios para empregadores e equipes.

De acordo com uma pesquisa da FlexJobs no início deste ano, 97% dos trabalhadores desejam alguma forma de trabalho remoto. Um dos principais motivos pelos quais as pessoas desejam trabalhar em casa é obter um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Mas não são apenas os funcionários que se beneficiam desse modelo de trabalho.

Milhares de empresas foram forçadas a trabalhar remotamente para manter suas operações funcionando durante a pandemia. Mas muitas empresas já perceberam que estar fisicamente no escritório em tempo integral não é necessário para produzir grandes resultados. De acordo com o Microsoft Work Trend Index, mais da metade (66%) dos empregadores em todo o mundo já implementou permanentemente o trabalho remoto em suas operações.

Os maiores desafios que surgem com o trabalho remoto

Equipes remotas de grande sucesso não acontecem por acaso. Elas devem ser cuidadosamente orientadas e construídas de uma forma que permita colaboração e criatividade. Infelizmente, esse nem sempre é o caso. As seguintes estatísticas mostram alguns dos desafios e armadilhas comuns do trabalho remoto:

Os maiores desafios para uma equipe distribuída são comunicação deficiente, excesso de reuniões e dificuldade de colaboração. Todos esses fatores têm um impacto negativo na eficiência. As equipes remotas devem trabalhar juntas perfeitamente para ter sucesso. E elas fazem isso permanecendo conectadas e na mesma página enquanto colaboram em projetos e tarefas.

4 maneiras de aumentar a produtividade e ajudar sua equipe remota a prosperar

1. Crie novas normas de comunicação para sua equipe remota

Na era digital, o local de trabalho está evoluindo. Com mais e mais pessoas trabalhando remotamente, criar novas normas de comunicação é fundamental para o sucesso.

O maior problema com equipes remotas é que elas não têm o nível de interação que ocorre em um ambiente de escritório. Isso pode levar a um progresso lento, conflitos e mal-entendidos entre os membros da equipe. O estabelecimento de normas de comunicação mais flexíveis para suas equipes pode mudar isso. Graças à tecnologia, existem maneiras melhores de se comunicar do que e-mails e videoconferências longas.

Algumas novas tecnologias de comunicação que você pode experimentar para sua equipe são:

• Canais de voz

Canais de voz são walkie-talkies modernos. Você pressiona um botão para abrir seu microfone e pode se comunicar em tempo real com qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo. Pule as chamadas de vídeo e comunique-se confortavelmente por meio de um stream de áudio. Você também pode compartilhar sua tela e conversar sobre um projeto. É como trabalhar lado a lado, mas de qualquer lugar. Canais de voz são as reuniões mais produtivas que você já experimentou!

• Chat

O bate-papo da equipe já percorreu um longo caminho. Com alguns sistemas de chat mais desenvolvidos, você pode marcar membros de sua equipe e projetos específicos para que as pessoas sempre vejam as mensagens de que precisam. Você também pode colocar fotos, vídeos e arquivos importantes direto em um bate-papo para entrega rápida.

• Buzz Walls

Buzz Walls estão se tornando cada vez mais populares. É uma ótima maneira de construir uma comunidade dentro de sua equipe e dar a todos a chance de compartilhar suas vitórias e perdas, tanto pessoais quanto profissionais. Você pode facilmente alertar a todos com notícias importantes instantaneamente. Buzz Walls é uma maneira fácil de incorporar a conexão entre as pessoas no escritório e sua equipe distribuída.

2. Mantenha suas ferramentas organizadas e fáceis de acessar

Um sistema de escritório online é crucial para sua equipe remota. Ele precisa ser organizado e de fácil acesso, além de ser seguro. Todas as ferramentas de que você precisa devem estar em um só lugar. Isso manterá sua equipe remota organizada e permitirá que ela economize tempo procurando as ferramentas de que você precisa para um projeto.

As ferramentas digitais de escritório são a espinha dorsal de qualquer empresa remota, pois permitem que pessoas de diferentes locais colaborem remotamente em projetos com pouco atrito. As ferramentas digitais de escritório fornecem integração perfeita com outros aplicativos digitais. Esses sistemas ajudam as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência, eliminando a necessidade de chamadas telefônicas constantes ou trocas de e-mail entre colegas distantes – e também oferecem uma série de outros benefícios nos quais vale a pena investir.

3. Ter protocolos de comunicação claros para funcionários remotos

Se você tem uma equipe remota ou se sua equipe está trabalhando em um escritório, é importante ter protocolos de comunicação claros para que todos possam estar na mesma página.

Deve haver uma diretriz em vigor para ajudar sua equipe a entender o protocolo de comunicação da empresa. A diretriz deve ter respostas claras para as seguintes perguntas:

• Quando se deve usar o bate-papo apenas para marcar alguém rapidamente ou ir para uma videoconferência para uma comunicação mais aprofundada?
• Com qual frequência fazer check-ins um com o outro? Pode ser benéfico definir uma programação de reuniões para que todos tenham a oportunidade de se encontrarem cara a cara pelo menos uma vez por semana.
• Qual a duração apropriada para reuniões e como respeitar o tempo da equipe?

Dica de bônus: conversar no início do dia é uma ótima maneira de começar um dia produtivo e também oferece uma oportunidade de se atualizar sobre os eventos do dia anterior.

4. Configure atividades que promovam o desenvolvimento de equipes e a colaboração

Sua equipe pode ser distribuída, mas você não precisa deixar que isso o impeça de ter uma experiência produtiva e agradável de construção de equipes. Existem várias atividades que podem ajudá-lo a criar conexões significativas com seus colegas que estão em fusos horários diferentes.

Algumas ideias divertidas para eventos sociais para sua equipe remota são:

• Competições
• Jogos em equipe 
• Almoços de equipe virtual
• Conversa de café com colegas de trabalho
• Happy hours virtuais e muito mais.

As atividades de formação de equipe podem ajudar os funcionários remotos a construir relacionamentos e trabalhar melhor juntos. Também é uma ótima maneira de ajudar aquelas pessoas que sentem falta do ambiente mais social de um espaço de escritório.

Capacite sua equipe remota com as ferramentas de que precisam para prosperar

As equipes remotas podem se tornar enxutas, produtivas e lucrativas quando recebem as ferramentas certas que fornecem comunicação flexível, uma divisão clara de responsabilidades, reuniões semanais concisas e atividades de formação de equipe que fomentam o espírito de equipe. As equipes remotas precisam de um sistema de escritório online que promova essas necessidades e coloque as coisas mais importantes ao alcance do braço.

Por onde começar

No Zellim, acreditamos em um local de trabalho flexível e móvel. Nossa plataforma foi criada por uma equipe remota, para equipes remotas. Nossa equipe de especialistas reuniu uma sinfonia de ferramentas de comunicação e produtividade para ajudar as equipes distribuídas a trabalhar e se conectar de novas maneiras interessantes. Se você quiser saber mais sobre como nossa plataforma está ajudando equipes remotas a prosperar, agende uma demonstração gratuita e sem compromisso hoje mesmo!